لمن هذا النشاط

× مدراء الإدارات ورؤساء الأقسام.

× مدراء وموظفو مكتب إدارة الأعمال والإدارة التنفيذية.

× مسؤولي ومدراء السكرتارية.

× أخصائيو، وموظفو أرشفة، وإدارة الوثائق، والمستندات.

× فرق التحول الرقمي وحوكمة البيانات.

× مدراء المشاريع الذين يتعاملون مع كميات كبيرة من الوثائق.

× كل من يتطلب عمله التعامل المباشر مع المعاملات الرسمية والحساسة.

× العاملين في المكاتب التنفيذية.

× العاملين في أقسام الحوكمة والمحتوى.

الأهداف

× حماية أصول المؤسسة الرقمية والسيطرة على المعلومات ومنع تسربها.

× رفع سرعة الإنجاز وتنظيم الوصول إلى الوثائق والمعاملات دون هدر الوقت في البحث.

× التعرف على طرق حفظ وأرشفة المعاملات عبر جميع الإدارات.

× تقليل المخاطر والحد من الأخطاء الناتجة عن تداول النسخ غير المعتمدة من الوثائق.

× الامتثال للأنظمة وضمان توافق إدارة الوثائق مع القوانين والتشريعات المحلية.

× ضمان الاستمرارية وحماية الملفات الحساسة والتنفيذية من الضياع أو التلف.

× تحسين جودة القرارات وتوفير بيانات دقيقة ومحدثة لمتخذي القرار في الوقت المناسب.

× التكامل بين الإدارات وتسهيل تدفق المعاملات بين الأقسام المختلفة بمرونة.

× التحول الرقمي الفعال وتقليل الاعتماد على الورق والانتقال الآمن نحو البيئة الرقمية.

المحتويات

الأساسيات والتنظيم العام للمحتوى

× مفهوم المحتوى التنفيذي وأهميته لنجاح العمل اليومي.

× كيفية التمييز بين الوثائق الرسمية والبيانات العادية.

× خطوات تحديد حجم المحتوى في المؤسسة.

× دور الحوكمة في ضبط وتوجيه حركة المعلومات.

× مسؤوليات الإدارة التنفيذية في حماية الملفات.

قواعد وضوابط حوكمة البيانات

× تحديد مستويات السرية والصلاحيات للوثائق.

× سياسات المشاركة والاطلاع داخل وخارج المؤسسة.

× آليات التدقيق والمتابعة لدخول وتعديل البيانات.

× ضوابط تخزين وحفظ البيانات الحساسة بشكل آمن.

× كيفية إدارة مخاطر فقدان أو تسريب المعلومات.

تصنيف المعاملات والوثائق

× معايير تقسيم وتصنيف المعاملات حسب طبيعتها.

× كيفية بناء شجرة تصنيف بسيطة وموحدة للجميع.

× طرق الترميز والتسمية الذكية للوثائق لسهولة الاسترجاع.

× الفصل بين المعاملات الجارية والمعاملات.

× معالجة الوثائق المكررة والقديمة غير الضرورية.

مسارات العمل وتدفق المعاملات

× رسم مسار حركة المعاملة من الإنشاء حتى الإغلاق.

× تحديد نقاط الاعتماد والتوقيع لكل نوع من الوثائق.

× آليات المتابعة والتذكير بالمعاملات المتأخرة.

× إدارة النسخ والتعديلات وضمان الاعتماد على النسخة الأخيرة.

× الربط التنظيمي بين الإدارات في تداول المعاملات.

الأرشفة ودورة حياة الوثيقة

× مراحل حياة الوثيقة من النشأة إلى الإتلاف.

× تحديد مدة الحفظ النظامية لكل نوع من المعاملات.

× القواعد الآمنة للتخلص من الوثائق المنتهية الصلاحية.

× متطلبات الحفظ السحابية والمحلي الآمن.

× خطة الطوارئ واسترجاع البيانات في حالات الكوارث.

التقييم والتطوير المستمر

× كيفية قياس كفاءة نظام إدارة المحتوى الحالي.

× معالجة الفجوات والممارسات الخاطئة في أرشفة الوثائق.

× بناء دليل سياسات وإجراءات مختصر للعمل اليومي.

× تدريب وتوعية الموظفين على الممارسات الصحيحة.

× وضع خطة تحسين مستمرة تتواكب مع التطورات.