لمن هذا النشاط

× مدراء المكاتب والسكرتارية التنفيذية في كافة القطاعات.

× المساعدون الإداريون.

× مشرفو الوحدات الإدارية ورؤساء الأقسام.

× رؤساء أقسام المتابعة والتنسيق الإداري.

× موظفو مراكز التميز المؤسسي والجودة.

× المسؤولون عن التحول الرقمي في الإدارات.

× موظفو الأرشيف والتوثيق والمعلومات.

× منسقو المشاريع والمتابعة الإدارية.

× العاملون في الشؤون الإدارية والموارد البشرية.

الأهداف

× الانتقال من إدارة المكاتب التقليدية إلى مفهوم "المكتب الذكي".

× إتقان التعامل مع أنظمة إدارة المكاتب السحابية والحديثة.

× تبسيط العمليات الإدارية المعقدة باستخدام تقنيات الأتمتة.

× استخدام الذكاء الاصطناعي في صياغة المحتوى والردود الاحترافية.

× تنظيم وإدارة الاجتماعات الافتراضية والذكية بفعالية.

× بناء نظام أرشفة ذكي يسهل استرجاع البيانات بسرعة البرق.

× رفع كفاءة التواصل الإداري الداخلي والخارجي رقمياً.

× حماية خصوصية البيانات المكتبية في بيئة العمل الرقمية.

× إدارة المواعيد والمهام باستخدام المساعدين الشخصيين الذكيين.

× قياس أثر التحول الذكي على جودة وإنتاجية المكتب.

المحتويات

بنية المكتب الذكي وأنظمته

× مفهوم المكتب الذكي وأهميته في توفير الوقت والجهد.

× التعرف على الأنظمة السحابية (Cloud) لإدارة الملفات.

× كيفية تجهيز مساحة عمل رقمية منظمة وسهلة الوصول.

× أدوات الربط بين الأجهزة المختلفة (كمبيوتر، جوال، جهاز لوحي).

× قواعد الأمان الرقمي الأساسية لحماية أنظمة المكتب.

هندسة العمليات الإدارية الذكية

× تحليل الخطوات الحالية للعمل وتحديد مواضع التأخير.

× كيفية تحويل المهام الورقية إلى مسارات عمل رقمية.

× أتمتة الردود على الاستفسارات المتكررة (الرد الذكي).

× مهارات المتابعة الرقمية للمعاملات والطلبات.

× التخلص من تكرار المهام غير الضرورية لزيادة الرشاقة.

تطبيقات الذكاء الاصطناعي في الكتابة والإبداع

× استخدام الذكاء الاصطناعي لتوليد مسودات الخطابات والتقارير.

× تلخيص محاضر الاجتماعات والوثائق الطويلة آلياً.

× تحسين جودة اللغة والترجمة الفورية للمراسلات الدولية.

× تصميم العروض التقديمية الذكية في دقائق معدودة.

× التدقيق اللغوي والتنسيق الآلي للمستندات الرسمية.

إدارة الوقت والاجتماعات الذكية

× استخدام التقويمات الذكية لتفادي تعارض المواعيد آلياً.

× أدوات تنظيم الاجتماعات وتوثيقها رقمياً.

× توزيع المهام على فريق العمل ومتابعة تنفيذها برمجياً.

× المساعد الذكي الصوتي لإنجاز المهام السريعة (تذكير، بحث).

× تقليل ضغوط العمل عبر جدولة المهام حسب ساعات الإنتاجية.

الأرشفة الذكية وإدارة البيانات

× تحويل الأوراق والمستندات إلى صيغ رقمية ذكية قابلة للبحث.

× تنظيم المجلدات والملفات باستخدام كلمات دالة (Tags).

× استخراج الجداول والبيانات من الصور والملفات الممسوحة ضوئياً.

× النسخ الاحتياطي التلقائي لضمان عدم ضياع أي وثيقة.

× مهارات البحث المتقدم للوصول لأي معلومة قديمة في ثوانٍ.