لمن هذا النشاط

× مدراء المكاتب الذين يعانون من كثرة الأعباء والضغوط.

× السكرتارية التنفيذية في بيئات العمل السريعة.

× رؤساء الأقسام الراغبون في تطوير أداء مكاتبهم.

× منسقو المشاريع الذين يحتاجون لتنظيم مهام متعددة.

× موظفو الإدارة في الهيئات الحكومية التي تتبنى التحول الرقمي.

× المساعدون الإداريون في المكاتب القيادية.

× الموظفون الجدد الراغبون في تعلم طرق العمل الحديثة.

× مسؤولو الدعم الإداري في قطاع تقنية المعلومات.

× مشرفو الوحدات الإدارية ورؤساء الأقسام.

× موظفو الأرشيف والتوثيق والمعلومات.

الأهداف

× التعرف على مفهوم "الرشاقة الإدارية" وكيفية تطبيقها في المكتب.

× تعلم كيفية تقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء صغيرة سهلة الإنجاز.

× رفع سرعة الاستجابة لطلبات المدير والعملاء بفعالية.

× تقليل الهدر في الوقت والجهد والموارد المكتبية.

× استخدام لوحات المهام الرقمية لتنظيم العمل اليومي.

× تطوير مهارة التكيف السريع مع الأولويات المتغيرة.

× تحسين جودة المخرجات الإدارية بأقل عدد من الخطوات.

× تعزيز التواصل الفعال والمختصر داخل فريق العمل.

× التخلص من التراكمات الإدارية والورقية بشكل نهائي.

× بناء نظام مكتب "ذكي" مرن يدعم أهداف المؤسسة.

المحتويات

فلسفة المكتب الرشيق (Agile)

× ما هي الإدارة الرشيقة وكيف تختلف عن الإدارة التقليدية؟

× المبادئ الأربعة للرشاقة في العمل المكتبي.

× التخلص من العادات المكتبية التي تضيع الوقت (الهدر الإداري).

× عقلية النمو: كيف تتقبل التغيير المفاجئ في المهام؟

× تحديد "القيمة" الحقيقية التي يقدمها المكتب للمؤسسة.

تنظيم المهام بلوحات الإنجاز

× استخدام لوحات (Kanban) لتنظيم سير العمل (تخطيط، تنفيذ، إنجاز).

× كيفية رؤية حجم العمل بالكامل في شاشة واحدة.

× توزيع الجهد اليومي بناءً على الطاقة والأولوية.

× التخلص من مشكلة "المهام المعلقة" والانتهاء منها.

× تطبيقات رقمية بسيطة لإدارة المهام الرشيقة.

الاجتماعات والاتصالات الرشيقة

× فن الاجتماعات القصيرة والمنتجة.

× مهارات التواصل السريع والواضح (بدون إطالة).

× تقليل عدد الإيميلات والمراسلات غير الضرورية.

× استخدام أدوات الدردشة المؤسسية للردود الفورية.

× كيفية كتابة محاضر اجتماعات "رشيقة" تركز على القرارات فقط.

الإنتاجية في بيئة متغيرة

× التعامل مع "المقاطعات" المفاجئة في المكتب بذكاء.

× مهارة إعادة ترتيب الأولويات في أقل من دقيقة.

× كيف تنجز المهام العاجلة دون الإخلال بجودة العمل؟

× إدارة توقعات المدير بأسلوب مهني ومرن.

× تقنيات التركيز العميق لإنجاز المهام الصعبة بسرعة.

الأتمتة والتحول الرقمي الرشيق

× تبسيط الإجراءات الإدارية المعقدة (هندسة العمليات).

× استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي لتسريع الأعمال الروتينية.

× الأرشفة الرقمية التي تضمن الوصول للمعلومة في ثوانٍ.

× التوقيع الإلكتروني والاعتمادات السريعة للمتطلبات.

× بناء "مكتب بلا ورق" لزيادة سرعة الحركة الإدارية.

التقييم والتحسين المستمر

× مراجعة الأداء الأسبوعي وتحديد نقاط القوة والضعف.

× كيف تتعلم من الأخطاء الإدارية وتمنع تكرارها؟

× مهارات تقديم الحلول بدلاً من طرح المشكلات.

× وضع خطة استدامة للعمل الرشيق في مكتبك.

× احتفالية الإنجاز: عرض قصص نجاح تطبيق الرشاقة.