لمن هذا النشاط

× مدراء الأرشفة والوثائق.

× مدراء المكاتب والسجلات.

× مدراء التحول الرقمي والمشاريع.

× مدراء تكنولوجيا المعلومات والتقنية.

× مدراء الجودة والامتثال.

× الموظفون المسؤولون عن إدخال البيانات.

× المستشارون القانونيون.

× مدراء المشاريع.

× الموظفون المسؤولون عن أمن وحماية المعلومات.

× العاملين في مجال التحول الرقمي.

الأهداف

× فهم كيفية التحويل الرقمي للبيانات والمعلومات وإدارتها بكفاءة وفعالية أكبر داخل المؤسسات.

× وضع خطط عمل للمسح وتدفق العمل وتكامل المعلومات الرقمية لدعم الامتثال، ومراجعة الحسابات، والأنظمة، واللوائح.

× إنشاء وتنفيذ مشروع التحول الرقمي للبيانات، بما في ذلك النظم والأدوار والمسؤوليات.

× إدارة البيانات نحو أفضل الممارسات الدولية، بما في ذلك ISO 13008 تحويل السجلات الرقمية ونقلها.

× تطوير سياسات التحول الرقمي وإجراءات العمل.

× صياغة وإدارة البيانات وفقا لمعايير الأيزو 27001 لأمن المعلومات.

المحتويات

أساسيات التحول وإدارة الوثائق

× مفهوم التحول الرقمي وعلاقته بالملفات الورقية.

× فهم أهمية الوثائق والمعلومات كمحرك للعمل.

× تقييم الوضع الحالي للملفات الورقية في المؤسسة.

× تحديد المخاطر المترتبة على الإدارة التقليدية للملفات.

× التعريف بـ نظام إدارة الوثائق وأهم مكوناته.

التخطيط الاستراتيجي للأرشفة

× وضع خطة عمل واضحة للتحول نحو الأرشفة الإلكترونية.

× تحديد الأهداف القابلة للقياس لعملية التحويل.

× اختيار نطاق البداية للمشروع (ماذا نرقم أولاً).

× تحديد الميزانية والوقت اللازمين لرقمنة الملفات.

× ضمان الموافقة والدعم من القيادة العليا للمشروع.

عمليات الرقمنة والتحويل

× اختيار أجهزة المسح الضوئي وتقنيات التصوير المناسبة.

× تطبيق معايير جودة الصورة ودقة البيانات.

× إعداد فهارس وطرق تصنيف الوثائق.

× تقنية التعرف البصري على الحروف (لجعل الملفات قابلة للبحث).

× إدارة عملية التخلص الآمن من الوثائق الورقية القديمة.

حوكمة الوثائق وأمنها

× تطبيق سياسات أمان الملفات الإلكترونية (منع الوصول غير المصرح به).

× إدارة حقوق الوصول وتحديد صلاحيات المستخدمين.

× وضع خطط استعادة البيانات من الكوارث وحماية النسخ الاحتياطية.

× ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية والرقابية لحفظ الوثائق.

× تحديد فترة الاحتفاظ القانونية لكل نوع من الوثائق.

استخدام النظام الإلكتروني بفعالية

× آليات البحث والاسترجاع السريعة للمعلومات.

× تطبيق مفهوم سير العمل (Workflow) لإدارة الوثائق إلكترونياً.

× استخدام النظام لتوزيع الوثائق والتعاون عليها بين الفرق.

× إدارة الإصدارات والتعديلات المختلفة للوثيقة الواحدة.

× متابعة مقاييس الأداء للنظام (سرعة البحث، وقت الاستجابة).

إدارة التغيير وتكامل الأنظمة

× تخطيط وإدارة التغيير في بيئة العمل (من ورقي إلى رقمي).

× تدريب الموظفين على المهارات الجديدة لاستخدام النظام.

× ضمان تكامل نظام إدارة الوثائق مع أنظمة العمل الأخرى.

× استعراض تجارب ناجحة في الأرشفة الإلكترونية.

× التخطيط للتطوير المستمر لنظام إدارة الوثائق.